안녕하세요. 중소기업 재무담당자입니다.
법인카드 정리는 경리 업무 중에서도 은근히 손이 많이 가는 일이죠. 카드사 내역을 내려받고, 쓴 사람한테 영수증 달라고 연락하고, "이거 누구랑 무슨 일로 쓰신 거예요?" 물어보고, 계정 나누고... 월말마다 반복됩니다.
게다가 10월은 부가세 2기 예정신고가 있는 달입니다. 올해(2026년)는 10월 25일이 일요일이라 10월 26일(월)까지 신고·납부해야 해요. 이때 법인카드로 쓴 금액 중 공제받을 수 있는 것과 없는 것을 골라내야 하는데, 평소에 정리가 안 되어 있으면 이 작업이 몰아서 터집니다.
그래서 제가 쓰는 법인카드 사용내역서 양식을 정리해서 공유합니다. 매크로 없는 순수 수식이라 회사 보안 환경에서도 그대로 열리고, 무료이니 자유롭게 수정해서 쓰세요.
법인카드 사용내역서에 꼭 들어가야 할 7가지
- 사용일 — 카드 승인일 기준으로 적습니다.
- 카드 끝 4자리 — 카드가 여러 장이면 어느 카드인지 구분됩니다.
- 사용자 — 실제로 카드를 쓴 사람입니다.
- 가맹점명 — 카드 내역에 찍힌 이름 그대로 적습니다.
- 합계금액 — 부가세가 포함된 결제 금액입니다.
- 용도(계정) — 복리후생비, 접대비, 여비교통비 같은 계정입니다.
- 사용 목적 — 누구와, 무슨 일로 썼는지 한 줄. 나중에 감사나 세무 확인이 들어오면 가장 먼저 묻는 부분이라 저는 이 칸을 제일 중요하게 봅니다.
여기에 영수증 첨부 여부(O/X)까지 적어두면 월말에 누락 건을 한 번에 찾을 수 있습니다.
부가세 신고 전에 꼭 걸러야 하는 카드 사용분
법인카드로 결제했다고 부가세를 전부 돌려받을 수 있는 건 아닙니다. 실무에서 자주 걸리는 것들을 정리하면 이렇습니다.
- 접대비 — 거래처 식사, 선물 등은 매입세액 공제가 안 됩니다.
- 승용차 관련 비용 — 개별소비세가 붙는 일반 승용차의 주유비·수리비 등은 공제가 안 됩니다. 화물차, 경차, 9인승 이상 승합차 등은 공제가 되니 차종을 꼭 확인하세요.
- 교통비 — 버스, 택시, 기차, 항공권 같은 여객운송은 카드로 결제해도 공제가 안 됩니다.
- 면세 품목 — 책, 농산물처럼 애초에 부가세가 없는 품목은 공제할 세금이 없습니다.
- 간이과세 가맹점 — 가맹점 매출 규모에 따라 공제가 안 되는 경우가 있습니다.
- 사업과 관련 없는 지출 — 개인적인 사용분은 당연히 공제 대상이 아닙니다.
이걸 매번 눈으로 골라내기가 번거로워서, 양식에 자동 점검 기능을 넣었습니다.
이 양식이 자동으로 해주는 것
- 누락 건 자동 표시 — 영수증이 X이거나 사용 목적이 비어 있으면 "영수증 확인", "목적 누락"이 빨갛게 뜹니다.
- 부가세 점검 — 용도가 접대비면 "불공제", 차량유지비면 "차종 확인", 여비교통비면 "교통비 확인"으로 따로 표시됩니다. 나머지는 "공제 검토"로 분류됩니다.
- 추정 부가세 계산 — 공제 검토 대상 건은 합계금액의 10/110을 참고값으로 계산해 줍니다.
- 월별 요약 — 대상 월 한 칸만 바꾸면 총 사용금액, 용도별·사용자별 합계, 불공제·확인 필요 금액이 자동으로 나옵니다.
- 드롭다운 입력 — 사용자와 용도는 설정 시트에 한 번 적어두면 목록에서 고르기만 하면 됩니다.
노란 칸만 입력하면 되고, 나머지는 전부 자동입니다. 첫 시트에 순서와 점검 기준 설명도 넣어뒀어요.
참고로 추정 부가세는 어디까지나 정리용 참고값이고, 실제 신고 금액은 카드사 자료와 세무대리인 확인을 기준으로 하시는 게 안전합니다.
정리한 내역을 보고서로 만드는 일까지 줄이고 싶다면
사용내역서를 채우고 나면 이걸 다시 대표님 보고용으로 정리하는 일이 남더라고요. 그래서 파일을 올리면 보고서로 자동 변환해주는 서비스를 직접 만들어서 쓰고 있습니다. 그게 이 사이트, 하루보고입니다.
영수증, 업무일지, 거래내역 같은 일상 자료를 올리면 보고용 문서로 정리해 줍니다.
- 가입 없이 파일 1개는 바로 체험 가능
- 무료 플랜 월 3건
양식만 받아 가셔도 충분히 쓸모 있게 만들었으니 편하게 가져가세요.